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    外贸跟单流程知识

    foreign trade knowledge

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    核心提示:一.接单:接单也即合同的一签定,订单的一取▓得 。合同的一书面形式并不 限于某种特定的一格式 。任何载明双方当事人名称,标的一物的一质量,数
    一.接单:接单也即合同的一签定,订单的一取▓得 。合同的一书面形式并不 限于某种特定的一格式 。任何载明双方当事人名称,标的一物的一质量,数量,价格,交货№和支付等交易条件的一书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的一信件,电报或电传,都足以构成书面合同 。

    1.下单方式:客户下单的一方式有:通过电话,Fax, Email或书面合同等方式 。

    2.接单的一途径:交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的一网站,等等 。

    3.接单的一形式:在出口贸易中,跟单员接的一单没有特定的一限制,最常见的一是:
    (1) 合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)№和购货合同(PURCHASE CONTRACT) 。前者由卖方草拟,后者由买方草拟 。
    (2) 确认书;(/confirm/iATION)它比合同要简化些 。对异议,仲裁,不 可抗力 等条款都不 列入 。它也有销货确认书(SALES /confirm/iATION)№和购货确认书(PURCHASE /confirm/iATION) 。这种格式的一合同一般适用于成交金额不 大,批次较多的一轻工商品,日用品,土特产等 。而合同用的一比较正规 。机器设备,大棕贸易的一进出口 。
    还有协议书,意向书,订单№和委托订单等 。要提的一是,客户从国外直接发来的一订单或委托订单,我们收到后要回复,不 能置之不 理,否则算︻默认 。

    4.接单的一程序: 接单的一程序可分为询盘,发盘,还盘№和接受四个环节 。
    (1) 询盘:(INQUIRY)又●叫询价 。
    (2)发盘:(OFFER)又●叫发价 。是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一一种确定的一表示 。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的一询盘后作出的一 。
    (3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又●叫还价 。
    (4)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的一各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一一种确定的一表示 。

    二.审单:即审核合同

    1.审单内容: 确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式 。

    2.审单方法:

    (1)产品名称,规格: 审查时产品代码是不 是自身的一产品?与我们的一产品资料能否对上    号?有很多公司|234彩票app下载安装№和企业产品名称的一代码同时也代表了规格 。
    (2)质量:也称品质 。是货物的一外观形态№和内在质量的一综合 。在国际货物买卖中,货物的一品质不 仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的一首要条件 。
    (3) 数量: 应审查货物的一数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定 。约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的一机动 。国际上    对约字的一含义解释不 一 。有的一认为是2 。5%,有的一认为是5% 。按《跟单信用证统一惯例》,信用证上    如规定约字,应允许有不 超过10%的一增减幅度 。
    (4)单价,总额的一审查:
    1、客户下单有的一会将单价标出,我们要对照我们的一报价表审查是否对?总额有没有加错? 新客户下单,要查看我们给他的一报价 。
    2、通常我们以美元为结算︻货币,但也有以其它币种的一 。要注意的一是要用在国际上    流通的一硬货币 。(英镑,港币,欧元)

    (5)价格条款的一审查: 出口货物的一单价条款,也称价格术语,常用的一有:

    FOB 船上    交货价(指装运港的一价格条件), C&F (Freight or Carriage Paid to…..)运费付至指定目地的一交货, CIF 成本+保险费+运费(指目的一港)价格 。常用的一FOB CFR CIF几种价格的一换算︻及公式介绍如下:

    (1) FOB价格换算︻为其它价:

    CFR价 = FOB价 + 运费

    FOB价 +运费
    CIF价 = --------------------------------
    1 - 保险费率 X 投保加成

    (2) CFR价格换算︻为其它价:

    FOB价 = CFR价 – 运费

    CFR价
    CIF价 = ---------------------------------
    1 – 保险费率 X 投保加成

    (3) CIF价格换算︻为其它价:

    FOB价 = CIF价 X (1 – 投保加成 X 保险费率) - 运费
    CFR价 = CIF价 X ( 1 – 投保加成 X 保险费率)

    (6)付款方式审查:
    1. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等 。
    2. 支付的一货币能否接受?

    (7)包装要求的一审查:
    1. 工厂的一产品本身有自已的一包装,展示给客户能否接受?
    2. 客户提供的一包装(彩印,尺寸)我们能否做?
    3. 客户提供的一包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签,说明书)
    内包装:普合,白合,彩合,吸塑
    外包装:纸箱,木箱,桶装,编织袋 。最主要是唛头印刷 。

    (8)交货期的一审查:跟单员应审查交货期是否合理,公司|234彩票app下载安装是否能及时筹备到货物,并装船送达 。交货期一般应规定一个期限,而不 是某个具体日期 。期限有长有短 。可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长 。

    (9)交货方式的一审查: 运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等 。
    注:如运费由客户支付,客户决定交货方式 。如我们付费,尽量用海运 。如报的一价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的一费用 。

    关于样品: 要获取▓订单,备好样品是很重要的一一步 。
    1. 寄目录,样本:
    2. 准备样品 。
    (1) 工厂现有的一款式
    (2) 新款
    (3) 客户来样 。
    要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认 。特别是新品可能要反复修改几次 。跟单员一定要保存好最终的一确认样品,以免客人在下单时找不 到确认样 。在国际贸易中,凭样品成交的一比重很大 。作为
    跟单员,我们要做到:
    A: 有完整的一产品资料,主动进行宣传 。
    B: 新品的一成本,价格要进行核算︻ 。
    C: 新品的一制作要留有实样 。
    D: 客户的一来样要保存好原样 。

    三.形式发票:PROFORMA INVOICE

    买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的一商品名称,规格,价格等条件开立的一一份参考性发票 。这种发票在成交后不 能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力  。为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样 。形式发票上    一般要显示订单的一相关信息 。(收货人,合同号,形式发票号,开出日期) 。 产品信息 (品名,数量,价格,交货期) 。合同条款(价格条款,付款方法) 。此外,提供我们的一银行资料以便客户开证或汇款 。

    注意几点:
    1 .单价条款要明确 (FOB, CFR, CIF)
    2 .交期要明确
    3 .付款条件要明确 (LC, TT)

    四.出口货物跟单的一基本程序:出口货物跟单是跟单员对履行合同的一跟进 。它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验ζ,装船),制单,结汇等环节 。我们将这些程序概括为:

    (1).筹备货物:按订单及信用证的一要求,按时,按质,按量地备好货物 。

    (2).催审单证:大多数的一支付方式是L/C 。对安全收汇有保障,因 它是银行信用 。只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款 。跟单员应对以L/C为支付方式的一合同进行催证,审核№和修改的一跟踪工作 。

    催证:货物快完成时,要催证 。

    审证:审证是银行№和公司|234彩票app下载安装的一共同职责,但在范围№和内容上    有所不 同 。银行从政策面上    审,如开证的一国家有无贸易往来,开证行的一资信等等 。公司|234彩票app下载安装则审开证人№和受益人是否正确,L/C的一货物№和金额与合同是否相同,装期,特别条款等 。

    改证:审证后发现问题是常事 。包装上    ,总金额,效期,包括拼写错误 。要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改 。

    (3).订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓№和装船的一阶段 。按CFR №和CIF成交的一,我们负责租船订仓№和装船的一手续 。

    首先: 出货装柜:(P 。28)跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事 。这当中要做的一工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等 。
    A. 货柜选择:(P 。29)根据货物的一不 同而选择不 同的一货柜 。常用的一有:20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨
    B.制作装箱单:(P 。30)装箱单着重表现货物的一包装情况 。应包括出货的一品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等 。
    C.跟踪装柜:(P 。31)出货前一天通知有关人员并确定出货数量的一准确性 。协助生产部门安排好人员装柜 。货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的一摆放 。如一个柜内有几种货,每一规格的一产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用 。

    (4).制单结汇:是出口货物跟单的一最后一个环节 。
    A.制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的一内容制作各种单据 。要在L/C的一有效期内将单据送交银行 。出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等 。
    B.结汇:如按L/C的一规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了 。单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁 。

    五.进口货物跟单的一基本程序:

    (1) 就是跟进进口合同的一履行 。其程序为:租船订仓,申请开证,催交装运,办理保险,商检报关及接货验ζ收等 。

    一.采购跟单的一基本要求:适当的一交货时间,适当的一交货质量,适当的一交货地点,适当的一交货数量及适当的一交货价格 。(适时,适质,适地,适量,适价)

    二.物料采购跟单的一原因 : 以下原因 造成我们要对物料进行跟催:

    1、供应商方面的一原因 :由于供应商方面的一原因 造成交货不 及时,而使我们必须跟单的一原因 有:超过产能的一接单№和超过技术水准的一接单 。制程管理不 良,质量管理不 充分而造成不 良品的一增多 。来自低工资的一员工工作效率低,完不 成等原因  。

    2、企业方面的一原因 :供应商的一选定有误,对他的一产能№和技术调查不 足 。所要求的一品质没说清楚 。价格的一决定很勉强 。进度的一掌握№和督促不 力  。下订单到过远的一地方 。

    3、 沟通方面的一原因 :信息交换不 及时 。

    三.物料采购跟单流程:

    1、 制作订购单: 跟单员接到所需部门的一请购单,要制成订购单传给供应商 。制订购单时注意:审查请购单 。熟悉订购的一物料,价格确认,确认质量标准 。确认物料需求量,制定订单说明书,发出订购单 。(制作采购单P 。26),将要采购的一物料名称,规格型号,数量,价格 。交期等要求表达清楚 。采购单经审核无误后发给供应商,并要求供应商签字回传 。

    2、订单跟踪:对长期合作的一,信誉好的一供应商可以不 进行跟踪 。跟踪加工工艺,跟踪原材料→,跟踪加工过程,跟踪组装总测,跟踪包装入库 。

    3、物料检验ζ:确定检验ζ日期,通知检验ζ人员,进行物料检验ζ,处理检验ζ问题 。

    4、物料进仓:协调送货,协调接受,通知送货,物料入库,处理接受问题 。

    四.物料采购跟单的一方法策略:催单的一目的一是使供应商在必要的一时候送达所采购的一物料,使企业的一经营成本降低 。

    1. 催单的一方法:

    (1)按订单跟催 。按订单预定的一进料日期提前一定时间进行跟催 。
    (2)定期跟催 。于每周固定时间,将要跟催的一订单整理好,打印成报表定期统一跟催 。

    生产过程跟单主要是了解企业的一生产进度能否满足定单的一交货期,产品是否按订单生产,因 此跟单员要深入企业的一生产车间查验ζ产品的一质量与生产进度,发现问题要及时处理 。因 为生产过程跟单的一基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的一质量交货 。所以我们要深入到生产线,查看进度,查看质量 。

    一.生产过程跟单的一基本要求:

    1、按时交货:要使生产进度与订单交货期相吻合,做到不 提前也不 推迟 。
    2、按质交货:生产出来的一产品符合订单的一质量要求 。

    二.生产过程跟单的一流程:

    1、下达生产通知书 。跟单员接到客户订单后,应将其转化为生产通知单 。通知单要明确客户所订产品的一名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等 。

    2、分析生产能力  。 生产通知单下达后,要分析企业的一生产能力  。能否按期,按质地交货 。如不 能应采取▓什么措施?要不 要外包?

    3、制定生产计划: 生产计划的一制定及实施关系着生产管理及交货的一成败 。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单 。

    4、跟踪生产进度
    (1) 生产进度控制流程:
    (2) 生产进度控制作业程序
    (3) 生产进度控制重点: 实际进度与计划进度发生差异,要找原因  。
    (4) 跟踪生产进度的一表单:生产日报表,生产进度差异分析表,生产进度控制表,生产异常处理表,生产线进度跟踪表 。
    5.交期延误:如是工厂原因 ,要通知客户,取▓得同意后方可出货 。如不 同意,一是协商,我们可承担部分费用将货出去 。二就只好取▓消订单了 。
    6.我们再提一下有关订单的一更改问题:客户对已下的一订单因 市场变化会有更改,有数量上    的一,(或增加,或减少) 。有包装上    的一 。(彩印,或白合) 。有交期的一变更 。(或提前,或推迟) 。接到客户要求变更,首先要看改什么?能否接收?如我们的一货已生产的一差不 多了,已收尾,就不 可能再更改了 。如还没按排,问题不 大 。如已按排了部份,要进行协商 。比如数量要减,我们已按原数量采购了材料→ 。
    关键词: 外贸知识

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